職場の上司や同僚から飲み会に誘われたものの、「今回は行けない」「できれば参加したくない」ということもありますよね。
そんなときに悩みやすいのが、断り方です。
「失礼に思われないかな」
「理由はどこまで話したらいい？」
「上司にはどんなメールを送ればいいの？」
このように考えているうちに、返信するのが遅くなってしまうこともあるでしょう。
飲み会を断るときは、難しく考えすぎなくても大丈夫です。
基本は、誘ってくれたことへの感謝・欠席すること・簡単な理由を伝えること。短い文章でも、相手への気遣いが感じられれば十分です。
この記事でわかること
- 飲み会を角が立たないように断る基本
- そのまま使いやすいメール例文
- 上司・同僚・取引先など相手別の断り方
- 断る理由をどこまで伝えればよいか
- 当日や直前にキャンセルするときの対応
- 何度も誘われる場合の上手な伝え方
「そのまま使える文章を知りたい」という方も、状況に近い例文を参考にしてくださいね。
飲み会を断るメールは「感謝・欠席・簡単な理由」が基本
飲み会を断るメールを書くときに、長い文章を考える必要はありません。
大切なのは、次の3つです。
- 誘ってもらったことへの感謝
- 参加できないことを明確に伝える
- 必要に応じて簡単な理由を添える
この3点が入っていれば、短いメールでも丁寧な印象になります。
誘ってもらったことへの感謝を最初に伝える
いきなり「参加できません」と書くよりも、最初にお礼を伝えると文章がやわらかくなります。
たとえば、
または、
といった一文です。
参加できないとしても、声をかけてもらったことへの感謝は別のものです。
最初にお礼を入れておけば、その後に欠席を伝えても冷たい印象になりにくいでしょう。
欠席することは曖昧にせずはっきり伝える
参加できないことが決まっているなら、できるだけわかりやすく伝えます。
「もしかしたら行けるかもしれません」「今のところ難しそうです」などの曖昧な表現では、幹事が参加人数を確定できないことがあります。
欠席すると決めているなら、「今回は欠席させていただきます」と伝えたほうが、相手にとってもわかりやすいでしょう。
断る理由は短くまとめればOK
「断るなら、きちんと理由を説明しなければ」と思う方もいるかもしれません。
しかし、詳しい事情まで書く必要はありません。
- 予定があるため
- 都合がつかないため
- 私用のため
など、短い理由でも伝えられます。
プライベートな事情まで無理に説明しなくて大丈夫です。
まずはこれでOK！基本のメール例文
迷ったときは、次のような文章が使いやすいでしょう。
【基本例文】
お誘いいただき、ありがとうございます。
申し訳ありませんが、当日は都合がつかないため、今回は欠席させていただきます。
お声がけいただけてうれしかったです。皆さまで楽しい時間をお過ごしください。
相手や状況に合わせて少し言葉を変えれば、幅広い場面で使えます。
【そのまま使える】飲み会を断るメール例文
ここからは、理由や状況ごとに使いやすい例文をご紹介します。
文章を一から考えるのが難しいときは、自分の状況に近いものを選んで調整してみてください。
理由を詳しく伝えたくないときの例文
プライベートな理由を詳しく話したくない場合は、「都合がつかない」で十分です。
あいにく当日は都合がつかないため、今回は参加を見送らせていただきます。
せっかくお声がけいただいたのに申し訳ありません。
「都合がつかない」は理由を限定しないため、さまざまな場面で使いやすい表現です。
先約があるときの例文
すでに別の予定が入っているなら、そのことを簡潔に伝えます。
残念ながら、その日は以前から予定が入っているため参加できません。
またご一緒できる機会がありましたら、よろしくお願いします。
予定の内容まで説明する必要はありません。
仕事を理由に断るときの例文
当日は仕事の予定があり、残念ながら参加が難しそうです。
今回は欠席させていただきます。どうぞよろしくお願いいたします。
必要以上に仕事内容を説明せず、簡潔にまとめるのがポイントです。
家庭の事情や私用で断るときの例文
当日は家庭の予定があるため、今回は欠席させていただきます。
せっかくのお誘いに参加できず申し訳ありません。
家庭の事情は人それぞれですので、細かく書かなくても問題ありません。
体調を理由に断るときの例文
体調があまり良くないため、今回は大事を取って欠席させていただきます。
直前のご連絡になってしまい、申し訳ありません。
当日なら、特に早めの連絡を心がけましょう。
急な誘いを断るときの例文
今日は予定があるため参加できませんが、誘っていただけてうれしいです。
またタイミングが合うときによろしくお願いします。
同僚など親しい相手なら、もう少しカジュアルでも構いません。
飲み会を断るメールの件名例
新しくメールを作成する場合は、件名を見ただけで内容がわかるようにすると親切です。
- ○月○日の飲み会について
- 懇親会欠席のご連絡
- ○月○日のお食事会について
相手から届いた案内メールへ返信する場合は、元の件名を残したまま返信してもわかりやすいでしょう。
相手別！上司・同僚・取引先への飲み会の断り方
同じ「欠席します」という内容でも、相手との関係によって文章のやわらかさを変えると自然です。
上司・先輩から誘われた場合
上司や先輩には、感謝とお詫びを入れた丁寧な文章が使いやすいでしょう。
大変申し訳ありませんが、当日は予定があり、今回は参加することができません。
せっかくお声がけいただいたところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
過度にへりくだる必要はありません。丁寧に欠席を伝えれば十分です。
同僚から誘われた場合
その日は予定が入っているので、今回は参加できそうにありません。
また都合が合うときにご一緒できたらうれしいです。
親しい同僚なら、メールよりLINEなど普段使っている方法で返信しても自然でしょう。
幹事へ欠席を伝える場合
○日の飲み会ですが、都合がつかないため欠席でお願いいたします。
準備を進めていただいているところ申し訳ありません。どうぞよろしくお願いします。
幹事には、参加・欠席をはっきり伝えることが大切です。
取引先から誘われた場合
誠に残念ではございますが、当日は予定が重なっており、参加が難しい状況です。
せっかくお声がけいただきましたのに申し訳ございません。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
飲み会を断る理由はどこまで正直に伝えるべき？
断る文章以上に悩みやすいのが「理由」です。
「本当のことを全部話さないと失礼なのかな」と心配になる方もいるでしょう。
基本的には、相手が出欠を判断できる程度の説明で十分です。
「都合が悪い」「予定がある」だけでも失礼ではない
仕事以外の予定を細かく説明する必要はありません。
- 当日は予定があるため
- 都合がつかないため
- 私用のため
特に職場では、家庭やプライベートに関わる事情もあります。無理に詳しく書かなくてもよいでしょう。
飲み会に行きたくないときに嘘の理由を作る必要はある？
特別な予定はないけれど、気が進まないこともありますよね。
そんな場合でも、細かな理由を作り込む必要はありません。
このような伝え方なら、具体的な事情を説明せずに断れます。
理由を聞かれたときの上手な返し方
「何か予定があるの？」と聞かれる場合もあります。
詳しく話したくなければ、次のように伝えてみましょう。
無理に事情を説明するより、短く答えて話題を切り替えるほうが自然なこともあります。
しつこく理由を聞かれたときはどうする？
何度も聞かれると、断りづらく感じるかもしれません。
やわらかい言葉を選びながら、必要以上に説明を増やさないようにしましょう。
シーン別！忘年会・歓迎会・送別会などの断り方
職場の飲み会といっても、忘年会・歓迎会・送別会などさまざまです。
会の目的に合わせて一言添えると、気持ちが伝わりやすくなります。
忘年会・新年会を断る場合
残念ながら当日は予定があり、今回は欠席させていただきます。
皆さまで楽しい時間をお過ごしください。
年末年始は予定が重なりやすい時期です。理由を細かく説明する必要はありません。
歓迎会を断る場合
当日は都合がつかず参加できないのですが、別の機会にぜひご挨拶できればと思っています。
どうぞよろしくお願いいたします。
送別会を断る場合
あいにく予定が重なっており、参加することができません。
○○さんには、改めてご挨拶できればと思っています。
LINEで飲み会を断る場合
その日は予定があるので今回は行けないんだ。
またタイミングが合ったらよろしくね。
普段の話し方から離れすぎない文章のほうが自然です。
口頭で飲み会を断る場合
長い説明をするより、お礼を伝えてから簡潔に断るほうが自然です。
飲み会の誘いにはいつまでに返信する？
飲み会に参加しない場合でも、返事は必要です。
幹事は参加人数に合わせてお店や料理を手配することがあるため、予定が決まったら早めに連絡しましょう。
欠席すると決めているなら早めに返信する
案内に返信期限が書かれている場合は、その期限までに返します。
すでに欠席すると決めているなら、期限ぎりぎりまで待つ必要はありません。
早めに伝えれば、幹事も準備を進めやすくなります。
予定がまだ分からないときの返信方法
予定が確定していないなら、無理に参加・欠席を決める必要はありません。
現在予定を確認しているため、○日までに改めてお返事してもよろしいでしょうか。
いつまでに返事できるのかを添えるのがポイントです。
返信が遅くなってしまったときの伝え方
○日の飲み会ですが、今回は都合がつかないため欠席させていただきます。
長い言い訳を書くより、遅れたことへのお詫びと出欠を伝えるほうがわかりやすいです。
返信を忘れていたときのメール例文
飲み会の件ですが、今回は参加が難しいため欠席でお願いいたします。
お返事が遅くなり、ご迷惑をおかけしました。
忘れていたことを長く説明する必要はありません。
「次回はぜひ」「また誘ってください」は書いたほうがいい？
断りメールの最後によく使われるのが、「次回はぜひお願いします」という言葉です。
ただし、必ず書かなければならないものではありません。
本当に参加したいなら「次回はぜひ」でOK
このように添えると、前向きな印象になります。
今後も参加したくないなら無理に書かなくてよい
飲み会そのものが苦手な場合、「また誘ってください」と書くと次回も誘われる可能性があります。
その場合は、
など、相手を気遣う言葉で締めても十分です。
また誘ってほしい場合の締め方
今後の誘いを減らしたい場合の伝え方
夜の集まりにはなかなか参加できないことが多いのですが、お気遣いいただきうれしいです。
相手を否定するのではなく、自分側の事情として伝えると角が立ちにくくなります。
参加表明後・当日に飲み会をキャンセルするときの伝え方
一度「参加します」と返事をしたあとで、予定が変わることもあります。
そんなときは、変更がわかった時点で早めに連絡しましょう。
一度「参加する」と返事した後に断る場合
予定を変更していただくことになり、申し訳ありません。
今回は欠席に変更していただけますでしょうか。
「参加すると言ったのに」と長く謝り続ける必要はありません。変更を明確に伝えることが大切です。
飲み会の前日・直前にキャンセルする場合
直前のご連絡となり申し訳ありません。
お手数ですが、欠席に変更をお願いいたします。
当日に欠席する場合
当日のご連絡になってしまい、本当に申し訳ありません。
急なキャンセルはメールだけで済ませてもいい？
開始時間が迫っている場合は、メールだけでは相手がすぐに気づかない可能性があります。
注意：直前の場合は、LINEや電話など、幹事がすぐに確認できる方法で連絡することも検討しましょう。
キャンセル料が発生する場合はどうする？
お店によっては、当日キャンセルで料金が発生することがあります。
幹事から案内がある場合は、その内容に従いましょう。
飲み会を毎回断るのは失礼？何度も誘われるときの対応
飲み会が苦手だったり、家庭の事情で夜の外出が難しかったりすると、何度も断ることがあります。
毎回断っていると、「感じが悪いと思われないかな」と心配になるかもしれません。
飲み会を毎回断っても大丈夫？
飲み会への参加と、普段の仕事上の付き合いは分けて考えられます。
参加できないときは、無理に出席するより丁寧に返事をすることが大切です。
毎回違う断る理由を考える必要はない
誘われるたびに新しい理由を考えると、自分自身も疲れてしまいます。
毎回違う理由を用意する必要はありません。
同じ理由を何度も使ってもいい？
いつも夜の外出が難しいなど、同じ事情が続いているなら同じ理由になることも自然です。
毎回違う細かな理由を作るより、一貫した伝え方のほうがわかりやすいこともあります。
今後も飲み会に参加するつもりがない場合の伝え方
相手の飲み会そのものを否定する表現は避け、自分の事情として伝えるとやわらかくなります。
飲み会以外のコミュニケーションも大切にする
飲み会には参加しなくても、日頃のあいさつや会話、仕事での協力など、人間関係を築く方法はたくさんあります。
「飲み会に行かない＝付き合いを大切にしていない」と考えすぎず、普段のコミュニケーションを丁寧にしていきましょう。
飲み会を断った後に職場で気まずくならないための対応
意外と気になるのが、断ったあとのことです。
「翌日みんなに会うのが気まずい」と感じる方もいるでしょう。
次に会ったときに一言お礼を伝える
上司などから個人的に誘ってもらった場合は、
と軽く触れてもよいでしょう。
ただし、メールですでに丁寧に伝えているなら、何度も謝る必要はありません。
飲み会の翌日に話題を振られたときの返し方
「昨日楽しかったよ」と言われたら、
など、普通に会話すれば大丈夫です。
欠席したことを必要以上に謝らない
一度丁寧に欠席を伝えたなら、その後も何度も謝り続けなくて大丈夫です。
かえって相手に気を遣わせることがあります。
普段の付き合いまで避けないようにする
飲み会を断ったからといって、職場で相手を避ける必要はありません。
いつも通りあいさつをして仕事をするほうが、自然な関係を保ちやすいでしょう。
飲み会を断るときに避けたいNGな伝え方
返信を長期間放置する
参加しないからといって返信しないままにすると、幹事は人数を確定できません。
欠席の場合も、返信そのものは忘れないようにしましょう。
曖昧な返事をして期待を持たせる
欠席すると決めているのに「行けそうなら行きます」などと返すと、参加する可能性があると思われてしまいます。
出欠が決まっているなら、はっきり伝えたほうがお互いにわかりやすいでしょう。
必要以上に長い言い訳をする
理由を細かく説明しすぎると、かえって不自然に感じられる場合があります。
「予定があるため」「私用のため」程度でも十分です。
「行きたくない」と直接的に伝える
NG例：「飲み会が嫌なので行きません」
本音であっても、誘ってくれた相手まで否定されたように感じる可能性があります。
「今回は都合がつかないため」など、やわらかい表現に置き換えましょう。
嘘の理由を細かく作り込みすぎる
断るために具体的な嘘を作ると、あとから話が合わなくなることがあります。
詳しく話したくない場合は、「私用」「都合がつかない」などの表現を使うほうがシンプルです。
飲み会の断り方に関するよくある質問
飲み会をメールで断るのは失礼ですか？
メールで案内された場合や、普段からメールでやり取りしている相手なら、メールで返信するのは自然です。
ただし、開始直前など急ぎの場合は、相手がすぐ確認できる連絡方法も考えましょう。
「予定があります」だけでも大丈夫ですか？
基本的には問題ありません。
詳しい予定まで説明したくなければ、「当日は予定があるため参加できません」と簡潔に伝えられます。
本当は行きたくないだけでも断っていいですか？
詳しい理由を伝えたくない場合は、「今回は都合により欠席します」などの表現が使えます。
無理に具体的な理由を作る必要はありません。
上司からの飲み会を断ると評価に影響しますか？
会社や職場の文化、人事評価の仕組みなどによって異なるため、一概には言えません。
断る場合は、仕事上の連絡と同じように、相手への感謝と欠席の意思を丁寧に伝えておくとよいでしょう。
一度参加すると言った後でも断れますか？
予定変更や体調不良などで参加できなくなることはあります。
わかった時点で早めに幹事へ伝え、直前ならお詫びも添えましょう。
当日のキャンセルはメールだけでも大丈夫ですか？
時間に余裕があればメールでも伝えられますが、開始直前の場合は相手が確認できない可能性があります。
急ぎなら電話やLINEなど、普段の連絡方法も検討してください。
「また誘ってください」は書いたほうがいいですか？
また参加したいなら書いて構いません。
今後も飲み会への参加が難しい場合は、無理に書かず「皆さまで楽しい時間をお過ごしください」などで締めても自然です。
断る理由を聞かれたら何と答えればいいですか？
詳しく話したくなければ、
など、簡潔に答えればよいでしょう。
まとめ｜飲み会の断りメールは短く丁寧に伝えよう
飲み会を断るときは、「何と言えば嫌な印象にならないだろう」と悩んでしまうものです。
ですが、長い言い訳や特別な理由を用意する必要はありません。
飲み会を断るときのポイント
- 誘ってもらったことへの感謝を伝える
- 欠席することをはっきり伝える
- 理由は簡潔でOK
- 欠席すると決めたら早めに返信する
- 「次回はぜひ」は無理に書かなくてもよい
上司や取引先には少し丁寧に、同僚や親しい相手には普段の関係に合ったやわらかい言葉を選ぶと自然です。
また、参加できないと決まったら、できるだけ早めに返事をしておくと幹事も予定を立てやすくなります。
そして、「次回はぜひ」という言葉も必須ではありません。
また参加したいなら添え、今後も参加が難しいなら無理に書かなくて大丈夫です。
飲み会に参加できないことよりも、相手への気遣いを忘れず、短く丁寧に伝えることを意識してみてくださいね。
